Avant de concevoir un tel système de contrôle de gestion, il est préalable
d’effectuer un diagnostic consistant à identifier la situation existante, pour
évaluer la santé de l’entreprise en se basant sur ses problématiques de
gestion, pour apporter des recommandations, engager des actions correctives
afin d’aboutir à l’amélioration de la gestion et la performance de
l’entreprise.
L’analyse de la situation actuelle se commence par une
collecte des informations à travers les entretiens ces informations doivent
être traitées afin de clarifier les déséquilibres masqués.
Parmi les méthodes utilisées dans le diagnostic de
l’entreprise, la méthode swot, la veille, le benchemarking, DMAIC, le diagramme
d’ishikawa, la matrice cout/valeur, budget base zéro.
En effet, le diagnostic de gestion est un outil
d’analyse qui sert à identifier les forces et les faiblesses de l’entreprise,
en identifiant les risques et les opportunités, afin de mieux maitriser les
processus et les activités, fixer les objectifs de progrès, déterminer les
nouveaux leviers d’action et animer le système de pilotage par de nouveaux
indicateurs.
L’objectif de ce diagnostic est de prendre en compte
tous les facteurs clés de succès permettant de mettre en œuvre la stratégie,
apporter des idées pour améliorer la performance, mieux anticiper les crises,
identifier les causes responsables du dysfonctionnement et les classer.
Le
contrôle de gestion permet de prévoir et anticiper pour dégager les
tendances négatives avant que la performance commence à se détériorer.
Parmi les principes de conception du système de
contrôle de gestion, c’est la mise en place des règles et des procédures qui
unifient un langage commun, ce qui va permettre aux opérationnels de se
coordonner, contribuant ainsi à la valeur ajoutée du contrôle de gestion.
Ces règles et procédures sont déterminées par le
contrôleur de gestion en collaboration avec la direction générale et les
responsables opérationnels pour leur être de véritables outils de gestion et
qui peuvent être mises à jour selon les évolutions de l’entreprise et de son
environnement en leur prévoyant des réunions de présentation.
Elles sont accessibles et compréhensibles par les
opérationnels, doivent être formalisées dans un document écrit.
A titre d’exemple le calendrier de gestion qui doit
être partagé par l’ensemble des acteurs du cycle de gestion soit le budget
annuel, clôture des comptes, forecasts, revue de gestion, tableaux de bord et
arrêtés mensuels, et ce par la précision des dates et les déterminants de
chaque étape du cycle de gestion.
En dégageant des données de gestion provenant du cycle
de gestion qui doivent être caractérisées par une rapidité et une
pertinence afin d’être utiles et éclairer le responsable opérationnel dans le
montage de son budget et le pilotage de son activité.
Ensuite ces données de gestion découlant des
différents centres de responsabilité budgétaires qui découpent l’entreprise en
segments, crées en fonction du degré d’autonomie accordé à son responsable, ce
qui contribuera à la mise en œuvre de la stratégie.
L’objectif de cette segmentation et de mesurer la
dimension financière de la responsabilité des centres et la communication des
attentes de la direction générale en termes de la performance attendue.
Outre le découpage par centre de responsabilité, un
découpage de l’entreprise par sections analytiques en liaison avec la taille de
l’entreprise, son objet, la méthode choisie pour la détermination des couts de
revient paraît nécessaire par la mise en place d’une comptabilité analytique
utile pour le contrôle de gestion.
Après l’élaboration des procédures, un audit de
gestion ou un diagnostic de l’existant, paraît nécessaire pour
l’amélioration continue, cet audit est réalisé afin d’obtenir une assurance sur
le degré de maitrise du processus du contrôle de gestion, son amélioration et
la contribution à la création de la valeur ajoutée pour l’entreprise.
Un audit de gestion est mis en œuvre à des fins de
compatibilité entre le système de contrôle de gestion conçu et les orientations
stratégiques, une amélioration de son contrôle de gestion et le rendre
efficace.
Il est réalisé par le contrôleur de gestion ou un
prestataire externe selon deux phases, la première est la préparation
consistant en la définition des objectifs, la collecte d’information, analyse
des procédures, la conception du canevas d’entretien pour les interviews auprès
des audités.
Cas : Canevas d’entretien pour expliquer la
baisse du CA d’un produit X
|
Thème |
Exemples de questions |
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Adéquation du produit aux besoins |
Quels sont
les besoins des clients ? Quelle est la valeur réelle et perçue du produit
par rapport à des produits concurrents ? etc. |
|
Adaptation de la politique de prix |
Quelle
sensibilité des clients au prix ? Quel impact des conditions de paiements,
rabais, ristournes sur les ventes ? Etc. |
|
Notoriété et image du produit |
Quelle
notoriété de la marque et du produit
?
Comment s'effectue le processus de prise de décision d'achat ? Etc. |
|
Efficacité commerciale |
Quelle est la
répartition des ventes par vendeurs
? Quelle est la qualité de
service et les délais, comparés aux concurrents ? Etc. |
|
Choix et couverture du réseau de distribution |
Quelle est la
répartition des ventes par canal de distribution ? Quelle est la couverture
géographique ? Etc. |
Ce canevas d’entretien a été bâti pour apprécier les
différentes dimensions de la politique marketing et commerciale d’un produit X.
Dans notre exemple, ces thèmes constituent la base de
conduite du présent entretien, et à chaque thème est associé un ensemble de
questions qu’il conviendra ou non de poser selon le contexte ou les réponses
obtenues précédemment.
La deuxième étape s’attache à détecter les risques et
les anomalies du système de contrôle ainsi que ses causes.
En effet qui dit audit de gestion dit audit des
processus par le recueil des informations qui constitue l’une des étapes clés
de la conception, ces informations sont obtenues de la part des collaborateurs
de l’entreprise, par conséquent il est préférable de faire intervenir un
consultant pour obtenir des données externes pour les concurrents et les
clients.
Le recueil des données est effectué selon les
modalités suivantes à savoir la recherche documentaire, les enquêtes par questionnaire,
l’entretien, etc.
Ce dernier est la méthode préférable pour aboutir des
informations exploitables et fiables afin de comprendre et faire comprendre le
processus en place ou à mettre en place.
Néanmoins, lors de cette démarche, on se trouve
confronté à l’abondance des informations existantes tant internes tel que les
rapports et autres, et externes, d’où la nécessité de leur sélection.
En outre l’entretien doit être mené avec des questions
clés, pour cibler les données pertinentes afin de résoudre le problème.
C’est un moyen puissant pour recueillir des
informations, et aussi pour trouver les pistes de solution et contribuer à leur
application, c’est l’une des étapes primordiales pour la mise en œuvre de la
conception d’un système de contrôle de gestion.
En effet, il permet de tester des hypothèses de
réponses aux questions posées, établir une relation de confiance avec la
personne interviewée de manière à poursuivre des relations de collaboration
constructives et il contribue à renforcer l’image du professionnalisme du
consultant, si l’entreprise a fait appel à un prestataire externe pour la
conception du système de contrôle de gestion.
L’entretien se déroule selon trois étapes qui
sont essentielles à sa réussite, en commençant par la préparation de
l’entretien consistant en la clarification de son objectif à savoir les
personnes que nous voulons rencontrer, les hypothèses à tester, les changements
qui doivent être faits, identifier les interlocuteurs, établir un canevas
d’entretien avec des points clés à aborder.
Deuxièmement le conduire par son lancement avec des
questions courtes et ouvertes formulées dans le langage de l’interviewé en
l’écoutant activement en cherchant à capter ce qui est important par son
interlocuteur en commençant par les aspects historiques avant la situation
actuelle, les informations générales avant les données spécifiques et ce pour
suivre de nouvelles pistes susceptibles de se présenter et s’adapter au rythme
de son interlocuteur pour assurer la continuité des échanges.
Troisièmement, la déduction des conclusions majeurs
tirées de l’entretien se présentent sur un compte rendu de synthèse
matérialisant le bilan de l’audit de gestion mentionnant l’état des lieux en
précisant les points positifs d’une part et dégageant les points faibles ou non
conformes d’une autre part et en exposant les recommandations par la conduite
des actions qui permettront la correction des écarts et les dysfonctionnements
constatés.
Ces recommandations doivent être suivies par un
tableau de suivi élaboré par le contrôleur de gestion et les interviewés pour
s’assurer de la mise en œuvre effective de ces recommandations.
Ensuite, il est nécessaire de transformer ces masses
de données en une information décisionnelle à forte valeur ajoutée dans un
délai réduit à l’aide d’un système d’information décisionnel en les traitant,
les structurant pour les rendre pertinentes aux besoins des responsables
opérationnels pilotant leur activité au quotidien, ainsi que pour la direction
générale pour l’élaboration de la stratégie annuelle.
Après la revue de la littérature sur la conception
d’un système de contrôle de gestion, nous aborderons dans la deuxième partie l’aspect
pratique de la conception du système de contrôle, en prenant comme exemple
une société sa présentation, son secteur d’activité, ensuite nous allons faire
un diagnostic de l’existant et enfin on se focalisera sur les préalables et les
réussites d’un système de contrôle de gestion.