Les indemnités de déplacement versées par l'entreprise aux salariés comprennent généralement les frais de transport, de repas et de logement.
Après présentation des justificatifs, ou selon le montant forfaitaire
fixé par la direction, ils seront remboursés aux salariés.
A) Prise en charge de ces indemnités par la société et facturation de ces frais aux clients avec marge
A-1) Remboursement sur la base des justificatifs
Ces frais doivent être enregistrés au niveau du poste
"Autres charges externes", et les pièces justificatives fournies par
les salariés font office de pièces comptables.
D'un point de vue fiscal, l'existence de pièces comptables
probantes empêchera l'administration fiscale de remettre en cause les charges en
question lors d’un contrôle fiscal.
A-2) Remboursement sur la base d’un montant forfaitaire
L'enregistrement de ces frais sera le même que ci-dessus, la différence
est qu'en l'absence de pièces justificatives, la pièce de caisse (approuvée
par le bénéficiaire et la direction) servira à elle seule de pièce comptable.
D'un point de vue fiscal, la direction générale des impôts pourra être
tenté de discuter le niveau des indemnités versées si ces dernières lui
semblent trop élevées eu égard aux frais qu'elles sont destinées à
couvrir.
A-3) Facturation aux clients
La facturation à la clientèle avec marge sera soumise à la taxe sur la
valeur ajoutée (TVA) au taux de 20%.
B) Refacturation des frais aux clients à l’identique
Le mode d'indemnisation sélectionné en interne (identique ou forfait),
dépendra de la comptabilisation et du traitement au regard de la TVA de ces
frais refacturés aux clients :
B-1) Remboursements sur la base des justificatifs
Pour les remboursements à l'identique effectués sur la base de pièces
justificatives probantes, l'administration fiscale admet leur caractère de
"débours", et décide à ce titre,
leur non-imposition à la TVA.
En principe, ces frais devront être enregistrés comme une créance sur le client
concerné en contrepartie de la sortie d'argent (compte caisse). Sachant que les
comptes de charges ne devront
pas être mouvementés.
Cependant, dans la pratique, il est difficile d'obtenir des pièces justificatifs
couvrant l’ensemble des frais remboursés aux salariés, telles que les
frais de transport (généralement remboursés sous forme d'indemnités
kilométriques) et les frais de repas.
De même, si l'on choisit d'être prudent, les frais refacturés aux
clients doivent être incluses dans le chiffre d'affaires et soumises à la taxe
sur la valeur ajoutée (TVA).
B-2) Remboursement des employés sur une base forfaitaire
Les frais encourus doivent être
comptabilisés en charges, la facturation aux clients devant être constatée en
chiffre d'affaires et soumise à la TVA au taux de 20 %
En effet, les autorités fiscales ont tendance à considérer le remboursement
effectué sur une base forfaitaire comme un élément de chiffre d'affaires qui
doit être soumis à la taxe sur la valeur ajoutée.